POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MAKE YOUR PLAN COLOMBIA S.A.S., agencia de viajes virtual legalmente constituida bajo las leyes colombianas, identificada con NIT 901534850-4, domiciliada en la ciudad de Bogotá D.C., actuando como responsable del tratamiento de datos personales en el marco de sus actividades comerciales, turísticas y contractuales, establece la presente POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (en adelante "LA POLÍTICA"), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y las demás disposiciones complementarias.

Esta política contiene los lineamientos generales para garantizar la protección y ejercicio de los derechos de los titulares de los datos personales que se recolectan, almacenan, usan, circulan o suprimen en el desarrollo de las operaciones de MAKE YOUR PLAN COLOMBIA S.A.S., incluyendo pero sin limitarse a clientes, aliados, proveedores, empleados, trabajadores independientes, prestadores de servicios y usuarios en general.

1. ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política aplica a todos los datos personales que sean tratados por MAKE YOUR PLAN COLOMBIA S.A.S., en calidad de responsable y/o encargado del tratamiento, dentro del territorio colombiano. Incluye cualquier operación realizada sobre datos personales, como su recolección, almacenamiento, uso, circulación, actualización o supresión, en el marco de las actividades de comercialización de servicios turísticos.

Responsable de los datos personales:

2. OBJETO DE LA POLÍTICA

LA POLÍTICA desarrolla las obligaciones contenidas en el literal k) del artículo 17 y literal f) del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012 y las contenidas en el Artículo 2.2.2.25.3.3 del Decreto 1074 de 2015, los cuales regulan los deberes que asisten a los responsables y encargados del tratamiento de datos personales y la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares de los datos, así como a lo dispuesto en la Sección Tercera del Decreto 1074 de 2015 sobre "Políticas de Tratamiento", el cual dispone que “Los responsables del tratamiento deberán desarrollar sus políticas para el tratamiento de los datos personales y velar porque los Encargados del Tratamiento den cabal cumplimiento a las mismas”.

3. MARCO LEGAL

Referente a Protección de datos personales

Constitución Política, artículo 15.

• Ley 1581 de 2012

• Decreto Reglamentario parcial 1377 de 2013

• Decreto 886 de 2014

• Decreto 1074 de 2015

• Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio

4. DEFINICIONES

Para efectos de dar claridad y transparencia a la lectura de la presente POLÍTICA, se utilizarán las siguientes definiciones:

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales

• Aviso de Privacidad: Documento físico, electrónico o en cualquier otro formato generado por el Responsable que se pone a disposición del Titular para el tratamiento de sus datos personales. En el Aviso de Privacidad se comunica al Titular la información relativa a la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las características del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.

• Canal de comunicación: Medio definido y utilizado por la organización para la atención de PQRS.

• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

• Dato Privado: Es aquel que por su naturaleza íntima o reservada, sólo es relevante para el Titular del dato.

• Dato Semiprivado: El dato semiprivado es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector, grupo de personas o a la sociedad en general, como el dato financiero y crediticio.

• Dato Público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

• Datos Sensibles: Se trata de aquella información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales o de derechos humanos, o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.

• Oficial de Protección de Datos: Es el funcionario designado por LA AGENCIA para garantizar el cumplimiento de la presente POLÍTICA.

• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos;

• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento;

• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un Receptor, que a su vez es responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país;

• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable;

• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

5. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

1. MAKE YOUR PLAN COLOMBIA S.A.S. recolecta y trata datos personales para las siguientes finalidades:

• Gestionar la relación contractual con sus corredores freelance, empleados, clientes, proveedores y otros aliados.

• Realizar la promoción, venta y contratación de servicios turísticos nacionales e internacionales.

• Procesar pagos, gestionar cobros y cumplir obligaciones fiscales y tributarias.

• Administrar la base de datos de clientes, prospectos y proveedores.

• Desarrollar actividades de mercadeo, publicidad, promociones y contacto con clientes.

• Evaluar la satisfacción del cliente y la calidad de los servicios.

• Gestionar solicitudes, quejas y reclamos.

• Cumplir con disposiciones legales vigentes en materia laboral, contable y comercial.

6.DERECHOS DE LOS TITULARES.

Son Derechos de los titulares de la información:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a LA AGENCIA o los Encargados del Tratamiento de Datos designados por esta. Este derecho se podrá ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a LA AGENCIA, salvo cuando expresamente se exceptúa como requisito para el Tratamiento.

3. Ser informado por LA AGENCIA como responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

4. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.

5. Acceder en forma gratuita y de manera fácil y sencilla a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento, de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.

6. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.

7. Conocer la dependencia o persona facultada por LA AGENCIA frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

8. Las demás que señale la normatividad vigente.

Derechos de los Niños, Niñas y Adolescentes:

LA AGENCIA garantiza el respeto y protección de los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes, conforme a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y normas complementarias. El tratamiento de datos personales de menores se realizará únicamente cuando sea necesario para la prestación de los servicios contratados y en el marco de actividades propias de la agencia de viajes.

Cuando los padres, representantes legales o tutores suministran los datos personales de menores de edad, se entiende que autorizan expresamente a MAKE YOUR PLAN COLOMBIA S.A.S. para tratarlos conforme a las finalidades contractuales. Esto incluye su uso para realizar reservas, emitir tiquetes, seguros de viaje, alojamiento, asistencia médica o cualquier otro servicio requerido por el paquete adquirido.

En ningún caso dichos datos serán usados para fines distintos a los mencionados ni serán transferidos a terceros no relacionados con la finalidad del viaje.

El tratamiento se regirá por los siguientes principios:

a. Respetar el interés superior del menor.
b. Asegurar el respeto de sus derechos fundamentales.

7.RESPONSABLE Y CANALES PARA LA ATENCIÓN DE PQRS DE LOS TITULARES

LA AGENCIA designó como Oficial de Protección de Datos Personales al área que se relaciona a continuación, quién será responsable de la recepción, atención y respuesta a las peticiones, quejas, reclamos y en general de cualquier tipo de consulta relacionada con los datos personales de los Titulares:

De igual forma, LA AGENCIA ha dispuesto los siguientes canales de atención para que el titular de los datos puedan ejercer sus derechos de conocer, actualizar, rectificar, suprimir el dato, solicitar prueba de la autorización y revocar la autorización; el titular puede realizar la solicitud escrita a través de cualquiera de los siguientes mecanismos de atención al usuario, dispuesto por LA AGENCIA a nivel nacional: Correo Electrónico makeyourplancolombia@gmail.com

Horarios de atención: Días hábiles de lunes a viernes de 8:00 am a 12:00 pm y de 2:00 pm a 5:00 pm.

8. PROCEDIMIENTOS DE ACCESO, CONSULTA, RECTIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE INFORMACIÓN

El Titular tiene derecho a presentar ante LA AGENCIA, la solicitud (escrita) de consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes canales, de atención al usuario dispuesto a nivel nacional: Correo Electrónico makeyourplancolombia@gmail.com

LA AGENCIA responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulado.

Consultas.

El Titular podrá consultar la información que reposa en las bases de datos de LA AGENCIA, de forma gratuita, al menos una vez cada mes calendario o cuando existan modificaciones sustanciales en la Política de tratamiento de datos personales, que motiven nuevas consultas. Para esto deberá presentar la respectiva solicitud a través de los canales establecidos por LA AGENCIA en el punto anterior, la cual deberá contener datos de identificación (Nombre, apellido, número de identificación) y así tramitar la consulta. Una vez recibida la consulta, LA AGENCIA deberá resolverla en un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a cinco (5) días.

Reclamos.

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos de LA AGENCIA, debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012 o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a LA AGENCIA, el cual será tramitado bajo las siguientes condiciones:

1. Si el reclamo resulta incompleto, LA AGENCIA requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
   

En caso de que quién reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término no mayor a dos (2) días hábiles e informará de la situación al titular de la información.

2. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos correspondiente una leyenda que diga "reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

3. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Procedimiento para el uso de los canales de comunicación.

1. Si la solicitud se realiza a través de correo electrónico:
   

   1. Indicar en el asunto: Consulta o Reclamo de Habeas Data

   2. El contenido deberá tener la siguiente información:

      1. Nombre y apellido del Titular de los datos

      2. Número de identificación

      3. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

      4. La dirección de envío de correspondencia

      5. Aportar los documentos que considere relevantes o soporten la solicitud.
         

2. Si la solicitud se realiza a través de la dirección de domicilio

   1. Puede traer su solicitud escrita, la cual deberá contener la siguiente información:

   2. Indicar en el asunto: Consulta o Reclamo de Habeas Data

   3. Nombre y apellido del Titular de los datos

   4. Número de identificación

   5. La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo

   6. La dirección de envío de correspondencia

   7. Aportar los documentos que considere relevantes o soporten la solicitud.

9.TRANSMISIONES INTERNACIONALES Y NACIONALES DE DATOS A ENCARGADOS

Cuando LA AGENCIA requiera enviar o transmitir datos a uno o varios Encargados ubicados dentro fuera del territorio de la República de Colombia, deberá establecer cláusulas contractuales o celebrar un contrato de transmisión de Datos Personales en el que, entre otros, se pacte lo siguiente:

1. Los alcances y finalidades del Tratamiento.

2. Las actividades que el Encargado realizará en nombre de LA AGENCIA.

3. Las obligaciones que debe cumplir el Encargado respecto del Titular del dato y LA AGENCIA.

4. El deber del Encargado de tratar los datos de acuerdo con la finalidad autorizada para el mismo y observando los principios establecidos en la Ley colombiana y la presente POLÍTICA.

5. La obligación del Encargado de proteger adecuadamente los Datos Personales y las bases de datos, así como de guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos transmitidos.

6. Una descripción de las medidas de seguridad concretas que van a ser adoptadas tanto por LA AGENCIA como por el Encargado de los datos en su lugar de destino.

LA AGENCIA no solicitará la Autorización de transmisiones internacionales de Datos Personales cuando esta transmisión se encuentre amparada en alguna de las excepciones previstas en la Ley y sus Decretos Reglamentarios.

10.SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, LA AGENCIA ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas consideradas necesarias para otorgar seguridad a los Datos Personales objeto de Tratamiento, evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

11.PUBLICACIÓN Y VIGENCIA.

LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES se publicará en la página web de LA AGENCIA. Así mismo, el presente documento constituye una modificación a las políticas de tratamiento de datos preexistentes y rige a partir del 01 de Enero de 2025 y hasta el momento en que expresamente se revoque o modifique.

Las bases de datos en poder de LA AGENCIA en las que se registran datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política y se conservarán mientras no se solicite su supresión por el interesado y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar la información.

11.1 Actualizaciones de la Política

LA AGENCIA se reserva el derecho de modificar los términos y condiciones del presente documento “Política de Tratamiento de Datos Personales” como parte de nuestro esfuerzo por cumplir con las obligaciones establecidas por la Ley 1581 de 2012, los decretos, reglamentarios y demás normas que complementen, modifiquen o deroguen lo contenido en este documento, con el fin de reflejar cualquier cambio en nuestras operaciones, funciones o finalidades. En los casos que esto ocurra se publicará con 15 días de anticipación a su vigencia el nuevo documento de “Política de Tratamiento de Datos Personales”.